Comment créer un événement virtuel

Avec le contexte actuel, les événements virtuels sont en grande vogue et selon moi, ils le demeureront. Et il vaut mieux prévoir un plan virtuel qu’annuler un événement. Les événements virtuels aident à augmenter la portée des événements et à rejoindre des publics éloignés qui ne peuvent physiquement se déplacer. Mais pour se faire, il faut s’y préparer et planifier, comme tout type d’événements.

Dans ce domaine, une bonne planification demeure l’élément clé du succès de votre événement et, pour y arriver, on y ajoute quelques ingrédients spéciaux. En voici quelques-uns :

En premier lieu, un des éléments de base est le choix d’un fournisseur de diffusion (Lepointdevente.com, Facebook, Google Meet, Viméo, Zoom etc.). Prenez le temps de bien vous informer sur chaque plateforme puisque chacune possède ses avantages et ses inconvénients. Informez-vous sur la sécurité, les limites des participants et les besoins technologiques.

La propriété intellectuelle est bien souvent négligée lors de la diffusion en direct. En tant qu'organisateur d'événements, il est de votre responsabilité de vous assurer d'avoir les droits sur le contenu présenté dans vos événements virtuels.

La connexion Internet est sans aucun doute le point le plus important pour faire une vidéo en direct de qualité. Pour se faire, vous devez vérifier la vitesse d’envoi des données de votre ordinateur vers le Web. Si vous pensez avoir des milliers de personnes en simultané sur la vidéo, il serait préférable d’en parler avec votre diffuseur également pour avoir suffisamment de bande passante. Optez pour une vitesse de 10mbps et plus pour obtenir une qualité visuelle et audio optimale. Et si vous pouvez utiliser une connexion par fil, vous aurez une meilleure stabilité et ainsi votre vidéo gardera la même qualité tout au long de votre présentation. Si ce n’est pas possible et que vous préférez utiliser une connexion WI-FI, il est important que la connexion soit utilisée uniquement pour la diffusion de votre vidéo. Donc, évitez que des membres de votre équipe se connectent au réseau.

Selon les professionnels dans le domaine de la vidéo en direct, la grande majorité de la qualité d’une vidéo repose sur la qualité du son. La qualité sonore de tout événement est d’une importance capitale. Et surtout, n’oubliez pas de fermer vos notifications sur votre ordinateur et votre cellulaire !!

Il est possible de filmer avec son cellulaire ou avec la webcam de votre portable, mais ils ne remplaceront pas une bonne caméra. Il n’est pas nécessaire de dépenser beaucoup pour avoir un équipement de qualité, tout dépend de l’événement que vous créez.

Pour ce qui est de l'éclairage, la lumière naturelle peut faire un très bon travail. Par exemple, il est possible de filmer près d’une fenêtre pour profiter de celle-ci. Les lumières dans nos bureaux et notre maison peuvent faire un très bon travail. Encore là, tout dépend du type d’événements que vous faites. Peut-être qu’il est préférable dans certains cas d’engager une firme spécialisée dans ce domaine. À vous de voir !

Faire un événement virtuel demande d’avoir une bonne préparation sur le contenu, surtout si vous êtes en direct. Prenez le temps de décortiquer l’événement minute par minute ou en section, de préparer un plan complet de ce qui va être dit et fait et qui inclut tout le contenu. C’est un bon exercice qui permet de ne rien oublier.

Tester, tester et tester. Vérifier les connexions internet avant d’entrer en onde pour l’événement en direct. Il faut également que l’équipe qui se retrouve sur le plateau soit à l’aise devant ce médium en direct à distance. Alors, faites une générale technique, comme on dit dans le domaine !!!

N’oubliez pas, le succès demeure dans la planification. Toutefois, les imprévus seront toujours présents dans ce domaine. C’est là qu’il devient important de s’entourer de gens d’expériences, et ce, à tous les niveaux.

Après 20 ans dans le domaine, les problèmes, nous en avons rencontré. On sait maintenant comment les éviter, comment les surmonter et surtout comment se concentrer davantage sur le côté créatif d’un événement qu’il soit virtuel ou non. Alors si vous avez besoin d’un coup de main, c'est avec plaisir que nous serons là pour vous.