Vous êtes prêts à organiser votre prochain événement et vous êtes à la recherche de l'endroit idéal? Voici quelques astuces pour vous aider à faire le bon choix!
Si vous vous rappelez mon dernier article, celui portant sur les erreurs les plus fréquentes en organisation d’événements, le choix du lieu se trouvait en tête de liste. Eh bien, parlons-en davantage!
Les possibilités qui s’offrent à vous sont déterminées par votre budget
C'est évident, plus le budget alloué à la location d’un site sera important, plus les possibilités de trouver le lieu adéquat pour votre événement seront grandes. Toutefois, avoir un petit budget ne signifie pas forcément tenir un petit événement : l’imagination est permise, surtout si les idées qu’elle génère sont confiées à un professionnel de l’événementiel rompu à cette problématique.
Connaître votre budget rapidement vous permettra de réfléchir au lieu suffisamment à l’avance et ainsi vous permettre de le réserver tôt. Cet aspect s’avère très utile lorsqu’il s’agit d’un lieu prisé.
Le lieu doit être adapté aux besoins de votre événement
Certains types d’événements vont permettre un large choix quant aux lieux pouvant les accueillir et une grande liberté dans leur déroulement. D’autres, à l’opposé, nécessiteront des autorisations administratives préalables ou engendreront des problèmes de logistique. Il est donc important de proposer un lieu adapté à l’événement et aux activités que vous souhaitez organiser.
À titre d’exemple, pour un lancement de produit ou d’entreprise, le lieu doit être en harmonie avec cette dernière; plus classique ou plus design, c’est selon. Pour une conférence ou un colloque, le choix s’arrêtera sur un lieu plus sobre. Puis, dans le cas d’une fête soulignant les résultats de l’année, un lieu plus festif sera plus approprié. Enfin, s’il s’agit d’une opération de séduction de clients ou du public, un lieu novateur ou prestigieux est davantage conseillé.
En résumé, l’objectif de votre événement orientera votre choix vers le lieu qui possède les atouts les plus souhaitables selon la situation.
Le lieu doit être facilement accessible et, surtout, bien identifié
Un événement réussi s’organise dans un lieu accessible. D’abord, pour la commodité de sa préparation. Ensuite, pour séduire plus facilement le public attendu s’il s’agit d’une manifestation commerciale ou si certains participants viennent de loin.
Il doit être approprié au nombre d’invités attendus et à son aménagement
Le nombre de participants est le facteur qui détermine le lieu retenu. Par exemple, si un grand nombre de participants est attendu, des lieux trop petits, restreints ou qui ne respectent pas les normes de sécurité seront d’emblée éliminés de votre liste.
Aussi, il est important de tenir compte du lieu dans son ensemble : la scène, le mobilier, la décoration et l’équipement audiovisuel doivent faire partie de votre plan. Ces éléments occupent une place importante et réduisent la capacité maximale d’occupation. Avoir le plan de salle, à l’échelle, est primordial. De surcroît, si vous voulez vous rassurer, faîtes un pré-montage, une générale!
Aussi, il existe quelques moyens qui permettent de réduire les coûts de location et, ainsi, d’éviter de bien mauvaises surprises!
Fournisseurs exclusifs
Certaines salles ont des ententes exclusives avec des traiteurs, des fournisseurs techniques ou de décoration. Il est donc important de vérifier que les tarifs de ceux-ci correspondent à votre budget.
Si vous préférez travailler avec vos fournisseurs habituels, contactez le locateur et voyez s’il est ouvert à la négociation, moyennant peut-être certains frais. Vous aurez ainsi l’esprit tranquille puisque vous travaillerez avec les fournisseurs avec qui vous êtes habitué.
L’électricité
Il se peut que les frais d’électricité ne soient pas inclus dans les coûts de location. Il est important de vérifier cet aspect avant de signer le contrat du locateur. Par exemple, un groupe de musique peut demander beaucoup de ressources en termes d’audiovisuel. Il faut donc vérifier à l’avance s’il y a un coût afférent; cela vous évitera des frais non prévus à votre budget.
Inclus ou exclus?
Mobilier, nappes, éléments audiovisuels, lutrin, tables cocktail avec tabourets ou tables banquet avec chaises… Vous devrez clarifier ces éléments lors de votre visite et surtout avant de signer. Prévoyez une visite du lieu et vérifiez les équipements. Vous éviterez ainsi d’autres frais supplémentaires.
Et aussi…
Quel sont les ancrages disponibles? Y-a-t-il des frais liés à l’accrochage?
Les accès à la salle. Y a-t-il un quai de déchargement? Un espace débarcadère? Un monte-charge?
L’accès à Internet et au wi-fi?
Les salles de bains sont-elles propres?
Le site est-il écoresponsable ou offre-t-il ce type de services?
Le site est-il accessible aux personnes à mobilité réduite?
Est-ce possible d’entreposer du matériel?
Enfin, je vous conseille de visiter le lieu choisi, et ce, plus d’une fois. Vous pourrez ainsi rencontrer les personnes ressources, poser vos questions, répondre à certaines questions qui vous sont venues à l’esprit entre temps. Bref, appropriez-vous cet endroit! Vous en serez que récompensé une fois le jour J arrivé.
Une fois ces éléments pris en considération, vous aurez beaucoup plus de facilité à choisir le lieu qui correspond le mieux à tous vos besoins et, ainsi, vous pourrez éviter des coûts supplémentaires.
Finalement, si vous avez cette responsabilité et que vous ne savez pas ou plus où donner de la tête, contactez-nous! Il nous fera plaisir de vous guider.