Organiser un événement n’est pas de tout repos et ne s’improvise pas. Quel que soit le type d’événements, il faut que le Jour J, tout soit prêt et sans failles.
Œuvrant dans le milieu depuis plusieurs années, j’ai assisté à plus d’un événement et festival et j’ai remarqué que certaines erreurs reviennent assez régulièrement. Je vous les présente et vous aide avec quelques trucs pour les éviter.
LA PLANIFICATION
La création d’un plan de travail et d’un échéancier, tout autant que le respect de ceux-ci, peut vous mener vers la réussite. À l’opposé, l’absence de ces éléments peut plutôt vous faire foncer tout droit vers l’échec. Dès le départ, définissez les différentes étapes nécessaires à l’élaboration de votre événement et planifiez tout ce que vous pouvez afin de pouvoir réagir facilement aux imprévus.
Pour simplifier cette partie, il existe plusieurs outils tels que Doodle, Boomerang et même Google Agenda qui vous permet de créer un plan collaboratif. Vous pouvez également user de créativité pour en faire un vous-même. Cependant, gardez bien à l’esprit que la planification est une des clés du succès. Voir mon article « Les clés du succès pour réussir un événement ».
LE LIEU DE L’ÉVÉNEMENT
Choisir un lieu qui soit peu ou pas du tout adapté aux besoins de votre événement est un élément à éviter. La salle que vous louez ou le lieu dont vous disposez doit être accessible facilement et doit être approprié au nombre d’invités attendus.
L’IDENTIFICATION
Arriver sur les lieux et ne pas savoir où aller est une chose que l’on veut à tout prix éviter. Il est important de se rappeler que l’expérience du client ou du participant commence au moment même où il ou elle met les pieds sur les lieux de l’événement. Pour que cette expérience débute sur une note positive, vous pouvez prévoir des hôtesses (hôtes) pour accueillir et guider les convives ou même planifier une animation comme un cocktail ou des musiciens. Si cela s’avère impossible, il vous faudra au minimum, mettre en place une forme d’affichage.
LA NOURRITURE
Malheureusement, le manque de nourriture dans un événement est une situation qui arrive trop souvent. Quoique le budget soit le plus souvent en cause, cela aura à coup sûr des conséquences sur l’expérience client. Il est important que les invités ne restent pas sur leur faim. Suggestion au passage : ajoutez des grignotines sur les tables ; de cette façon, s’il manque de nourriture, tout le monde sera satisfait.
LA MUSIQUE
Trop forte! N’oubliez pas que lors des 5 à 7 et des débuts de soirée, les gens veulent du temps pour échanger et discuter. Ils ne veulent pas d’une musique qui joue à tue-tête. Dans votre planification d’événements, il est important de vous entendre avec votre fournisseur technique pour que la musique d’ambiance soit diffusée à un niveau de volume raisonnable. Puis, tant qu’à y être, faites le même exercice pour le DJ ou le groupe qui suivra.
TOILETTE
Enfin, comme dernière erreur que je constate régulièrement : les salles de bain. Dans le cas d’un événement regroupant beaucoup de participants, elles peuvent devenir problématiques. Il est donc important de s’assurer, avec le responsable des lieux, qu’un entretien sera effectué régulièrement, et ce, pendant toute la durée de l’événement. L’entretien devra inclure le fait de vérifier que les poubelles sont vidées, qu’il y ait du savon et du papier/serviette pour les mains, etc.
Au final, comme dans tout acte de communication, la rétroaction est reine. Vous devez donc vous assurer de faire un suivi approprié après l’événement. Vous avez à cœur la réussite de vos événements futurs ainsi que la satisfaction de vos clients? Leurs commentaires et suggestions seront donc le moteur de votre évolution dans le domaine de l’organisation d’événements. Et pour finir, amusez-vous. Le plaisir que vous aurez eu à organiser votre événement se fera certainement sentir… et plus que vous ne le croyez!
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