L’organisation d’événements est devenu pratique courante, aussi bien dans notre sphère professionnelle, où l’on multiplie conférences et réunions, que dans notre sphère privée avec les mariages et les baptêmes. Voici donc quelques conseils qui vous révéleront les clés du succès pour réussir un événement.
1. Pourquoi et pour qui - La base du projet
En premier lieu, vous devez connaître la mission de l’événement ainsi que son orientation, soit sa raison d’être et ce qu’il vise à satisfaire. Vous devez par la suite préciser les objectifs de l’événement. C’est ce qui vous permettra de définir le projet, de comprendre les besoins des participants, de savoir ce que vous allez leur communiquer et également de définir les résultats escomptés. Cette première étape est cruciale puisqu’elle détermine les lignes directrices du projet et ce qui en découlera.
En deuxième lieu, il est important de savoir à qui l’on s’adresse; qui participera à l’événement. En définissant le profil de vos invités, vous comprendrez mieux leur réalité et leurs besoins particuliers, ce qui vous aidera à mieux planifier votre événement.
2. Organiser à l’interne ou faire appel à un spécialiste
Décider de prendre en main la totalité de l’organisation d’un événement à soi seul ou avec l’aide d’un comité de planification sont deux solutions pouvant être envisagées. Assurez-vous toutefois de pouvoir compter sur des ressources expérimentées. Dans ce cas, vous aurez fait un bon choix. Dans le cas contraire, ce sera finalement à vous d'assumer leur travail. Faites attention au piège des économies illusoires, car elles peuvent mener à un certain nombre d'erreurs régulièrement rencontrées. Une autre possibilité qui s’offre à vous est d’utiliser les services d’un spécialiste en organisation d’événement. Si tel est le cas, vous compterez sur les services d’une ressource possédant les connaissances pratiques nécessaires au bon déroulement de votre événement. Par ailleurs, un professionnel se doit de travailler en étroite collaboration avec son client afin de bien s’imprégner de la mission de l’entreprise et de son objectif événementiel, ce qui lui permettra d’atteindre l’objectif ultime qu’est la réussite de l’événement. D’une manière générale, entourez-vous des bonnes personnes, de professionnels compétents, fiables et à l’écoute afin de vous assurer de mener à bien votre événement. En effet, ce n’est qu’en travaillant avec des professionnels que vous obtiendrez un résultat de qualité.
3. La planification et la prévision assurent le succès
Il est indispensable de prévoir un délai réaliste pour la planification. Malheureusement, ces prémices sont rarement respectées, surtout dans le secteur corporatif. Commencez par vous faire une liste à cocher pour ne rien oublier; idéalement avec un échéancier pour chacune des tâches. Cela vous permettra de rester dans les temps. Rédigez un budget (document comprenant une liste des dépenses prévues, les sources de revenu et le bénéfice espéré) et respectez-le. Faites du repérage avant l’événement; identifiez à l’avance les problèmes qui pourraient survenir.
4. Des outils de communication internes et externes clairs
Afin que votre public cible assiste à l’événement, il faut l’informer. Il est donc important de créer des outils de communication adaptés au public cible : les invitations, le matériel de communication, de promotion, de publicité, d’affichage, etc. Si votre public cible est limité, je vous conseille d’envoyer une invitation à tous vos contacts. Pour atteindre une nouvelle clientèle, il vous faudra communiquer davantage par le biais des différents médias la touchant (télé, radio, presse, sites Internet spécialisés, médias sociaux, etc.) et ce, bien avant la date de votre événement. Le marketing d’événements est une des tâches essentielles et souvent la plus ardue de l’organisation d’événements. On le considère d’ailleurs souvent comme étant le plus important facteur ayant une influence sur le succès d’un événement. Il est donc important d’avoir de bonnes stratégies marketing pour générer un taux suffisant de participation à l’événement.
5. La logistique de l’événement
Une fois la structure de l’événement bien établie, il faut se pencher sur les éléments logistiques, soit ce qui englobe l’événement. Certains commenceront souvent par ce volet, mais c’est une erreur qui peut avoir un impact sur le succès de l’événement. Cette étape consiste à planifier et définir le contenu des activités, à déterminer la façon dont elles seront réalisées, à choisir les fournisseurs, à établir les contrats et à transmettre l’information aux différents intervenants. Il faut penser, notamment, aux éléments suivants : hébergement et restaurant, musique et animation, technique et audiovisuel, décoration, sécurité, signalétique, accueil, etc.
6. Réaliser l’événement
C’est le « Jour J », le moment de mettre en place toutes les étapes de réalisation afin d’offrir l’événement au public. Suivez votre plan de match et tout devrait bien se dérouler.
7. Un post-mortem efficace
Une fois votre événement terminé, il est, selon moi, important de faire un bilan. Le faire vous permettra d’avoir une base si vous devez en refaire un l’année suivante. Il est également là pour voir si vous avez atteint les résultats prévus et aussi pour vous permettre de reconnaître les forces et les faiblesses. Il sert également à indiquer vos recommandations. Pour conclure, ces données serviront à améliorer les prochains événements que vous réaliserez.
Avec ces conseils, vous serez en mesure de faire de votre événement un véritable accomplissement.